【2026年最新版】外国人のための在留手続き完全ガイド｜7つの申請手続きを徹底解説

日本で働きたい、学びたい、家族と暮らしたい。そんな夢を持つ外国人の方にとって、在留資格の手続きは避けて通れない重要なステップです。しかし、「どの手続きが必要なのか分からない」「書類の準備が複雑で不安」「申請が不許可になったらどうしよう」といった悩みを抱える方は少なくありません。

この記事では、大阪で行政書士事務所勤務者として外国人の方の在留手続きをサポートしてきた私が、日本での在留に関する主要な7つの申請手続きについて、初めての方でも理解できるよう丁寧に解説します。それぞれの手続きの目的、対象者、必要な費用、申請期間、そして成功するためのポイントまで、実務経験に基づいた情報をお届けします。

などのタイミングで必要となる主要な申請手続きを解説します。

在留手続きの基本を理解しよう｜なぜ正しい手続きが重要なのか

在留資格制度の仕組みと目的

日本で外国人が適法に滞在し、活動するためには、在留資格が必要です。在留資格とは、外国人が日本に滞在する際の法的な「身分」や「活動範囲」を定めたものです。

在留資格は大きく分けて、活動に基づく在留資格と身分・地位に基づく在留資格の2つに分類されます。活動に基づく在留資格には、「技術・人文知識・国際業務」「留学」「技能実習」などがあり、許可された範囲の活動のみが認められます。一方、身分・地位に基づく在留資格には、「永住者」「日本人の配偶者等」「定住者」などがあり、活動に制限がありません。

この制度の目的は、日本の安全保障と秩序維持、適正な外国人受入れの実現、そして外国人の権利保護です。正しい在留資格を取得することで、外国人の方は安心して日本での生活を送ることができ、雇用主や受入機関も法的リスクを回避できます。

在留手続きを怠るとどうなる?法的リスクを知る

在留手続きを適切に行わないと、深刻な法的問題が発生します。

オーバーステイ（不法残留）のリスクとして、在留期間を過ぎても更新申請をせずに日本に滞在し続けると、不法残留となります。これは入管法違反であり、退去強制の対象となるだけでなく、3年以下の懲役または300万円以下の罰金、あるいはその両方が科される可能性があります。

資格外活動のリスクも見落とせません。例えば、留学生が許可を得ずに週28時間を超えるアルバイトをする、技術・人文知識・国際業務の在留資格で単純労働を行うなどは資格外活動となり、在留資格の取消しや更新不許可の原因となります。

将来の申請への影響も深刻です。一度でも在留資格に関する違反歴があると、その後の在留期間更新や在留資格変更、や帰化申請、永住許可申請において大きな不利益となります。過去の違反は記録として残り、審査において厳しく評価されるため、最初から適切な手続きを行うことが何より重要です。

在留手続きの7つの種類と選び方

日本での在留に関する主要な申請手続きは7つあり、それぞれ目的と対象者が異なります。

自分の状況に最も適した手続きを選ぶことが、スムーズな申請の第一歩です。

日本に来る前に必要な手続き｜在留資格認定証明書交付申請

在留資格認定証明書（COE）とは何か

在留資格認定証明書、通称COE（Certificate of Eligibility）は、日本で行おうとする活動内容が、申請する在留資格（「短期滞在」および「永住者」を除く）の要件に適合しているかどうかを、日本の出入国在留管理庁が事前に審査し、証明する文書です。これから日本で「働きたい」「勉強したい」「在日親族と暮らしたい」など、新規に入国しようとする外国人の方が対象です。

COEの最大の特徴は、日本国内で事前審査が完了するという点です。海外にいる外国人本人ではなく、日本国内の受入機関や日本在住の親族などが代理人となって申請するため、外国人本人は母国で待ちながら結果を待つことができます。

COEが交付されると、海外の日本大使館や領事館でのビザ申請が大幅に簡素化されます。通常、ビザ申請では詳細な審査が行われますが、COEを提示することで、既に日本国内で審査済みであることが証明されるため、ビザ発給が迅速に行われます。また、日本到着時の入国審査でもCOEを提示することで、スムーズに上陸許可を受けることができます。

申請から入国までの具体的な流れ

ステップ1：日本国内での申請準備では、受入企業や教育機関、親族などが代理人となり、出入国在留管理局に申請書類を準備します。就労の場合は雇用契約書や会社の登記簿謄本、留学の場合は入学許可書や学費支弁能力を証明する書類などが必要です。なお、手数料はかかりません。

ステップ2：申請後は約1か月から3か月の審査期間があります。特に4月（新入社員の入社時期）や10月（留学生の入学時期）は申請が集中するため、通常より時間がかかる傾向があります。余裕を持った申請スケジュールが重要です。

ステップ3：COE交付後の手続きでは、COEが交付されたら、日本国内の代理人から海外にいる外国人本人に原本を国際郵便などで送付します。本人はそのCOEを持って、現地の日本大使館や領事館でビザ申請を行います。COEの有効期限は3か月なので、この期間内に入国する必要があります。

ステップ4：日本への入国時には、パスポート、査証（ビザ）、COEを入国審査官に提示し、在留カードの交付を受けます。これで正式に日本での滞在が開始されます。

申請時の注意点とよくある失敗例

COE申請を成功させるためには、いくつかの重要なポイントがあります。

書類の正確性と整合性が何より重要です。申請書の記載内容と添付書類の内容に矛盾があると、審査が長引いたり、不交付となる可能性があります。例えば、雇用契約書に記載された職務内容が、申請する在留資格の活動範囲と合致しているか、給与額が適正かなど、細部まで確認が必要です。

代理人の適格性も重要なポイントです。代理人になれるのは、受入機関の職員（社長や人事担当者など）、日本在住の親族、行政書士や弁護士などの法定代理人です。代理人は申請内容について責任を持って説明できる立場にある必要があります。

よくある失敗例として、学歴や職歴と職務内容の不整合があります。技術・人文知識・国際業務の在留資格では、大学等で学んだ専攻分野と職務内容に関連性が求められます。工場のライン作業を行うなどといった申請は不許可となります。また、会社の事業実態が不明確な場合（設立直後で実績がない、事業所が存在しないなど）も審査で厳しく見られます。

在留資格変更許可申請｜活動内容が変わるとき

在留資格変更許可申請は、現在持っている在留資格から別の在留資格に変更したい場合に行う申請です。

変更パターンとして多いのが、留学生の就職に伴う「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への変更です。大学や専門学校を卒業した留学生が、日本企業に就職する際に必要となります。この場合、内定先の職務内容が学校で学んだ専門分野と関連していることが重要な審査ポイントとなります。

申請のタイミングと費用は、申請は在留資格の変更が必要となる事由が生じたときから、現在の在留期間満了日以前までに行います。例えば、留学生が内定を得た時点で申請可能ですが、卒業前であることが一般的です。手数料は許可時に6,000円（オンライン申請の場合は5,500円）が必要で、となります。標準処理期間は約1か月から2か月ですが、審査状況により前後します。

在留期間更新許可申請｜引き続き日本に滞在したいとき

在留期間更新許可申請は、現在の在留資格を変更せずに、在留期間を延長して引き続き日本に滞在したい場合に行う申請です。

更新申請が必要な状況として、同じ会社で引き続き働く場合や配偶者ビザで引き続き日本に滞在する場合など、活動内容に変更がないケースが該当します。このような場合、提出書類は比較的少なく、前回の申請時から状況に大きな変化がなければスムーズに許可される傾向があります。

転職した場合の更新申請では注意が必要です。同じ在留資格でも勤務先が変わった場合、新しい職場の雇用契約書、会社の登記簿謄本、事業内容が分かる資料、給与明細などの追加書類が必要になります。また、転職先の職務内容が在留資格に適合しているか、給与水準が適正かなども再度審査されます。

申請時期と手数料について、申請は在留期間満了日の3か月前から可能です。手数料は許可時に6,000円（オンライン申請は5,500円）が必要です。標準処理期間は約2週間から1か月です。

在留資格取得許可申請｜特殊なケースでの資格取得

在留資格取得許可申請は、やや特殊な手続きで、上陸手続きを経ずに日本に在留することになった外国人が、60日を超えて日本に滞在する場合に必要となります。

申請が必要な主なケースとして、最も多いのが日本で出生した外国人の子供のケースです。外国人の両親が日本に在留中に子供が生まれた場合、その子供は出生により自動的に日本に在留することになりますが、在留資格は持っていません。60日以内に出国する場合は不要ですが、引き続き日本で生活する場合は、出生日から30日以内に在留資格取得許可申請を行う必要があります。

その他のケースとしては、日本国籍を離脱した方が該当します。例えば、二重国籍だった方が日本国籍を選択せず外国籍を選んだ場合、日本国籍を離脱した時点から外国人となりますが、上陸手続きは経ていません。このような場合も、国籍喪失の日から30日以内に申請が必要です。

申請手続きの特徴として、申請には手数料がかかりません。また、標準処理期間は在留資格取得の事由が生じた日から60日以内とされています。出生の場合は、出生届を市区町村役場に提出した後、速やかに出入国在留管理局で申請を行うことが一般的な流れです。必要書類には、出生証明書、両親のパスポートと在留カード、住民票などが含まれます。

永住許可申請｜日本に永住するための条件と手続き

永住許可は、外国人が日本に期限の制限なく滞在できる在留資格で、日本での生活の安定性が大きく向上します。

永住許可の主な要件として、まず素行が善良であることが求められます。法律を遵守し、日常生活においても住民として社会的に非難されることのない生活を営んでいることが必要です。犯罪歴がないことはもちろん、交通違反の繰り返しや税金・社会保険料の未納なども審査でマイナス評価となります。

独立した生計を営むに足りる資産または技能を有することも重要です。年収の目安は明確に定められていませんが、一般的には世帯年収300万円以上が目安とされています。また、安定した職に就いていること、貯蓄があることなども考慮されます。

原則として引き続き10年以上日本に在留していることが必要で、そのうち就労資格または居住資格をもって引き続き5年以上在留していることが求められます。ただし、日本人や永住者の配偶者、難民認定を受けた方などは、この期間が短縮される特例があります。

申請の流れと費用について、永住許可申請の手数料は10,000円です。標準処理期間は約4か月から6か月とされていますが、実際には1年以上かかることが多いです。審査期間中に現在の在留期間が満了する場合は、別途更新許可申請も必要となります。また、審査の途中で追加書類の提出を求められることも多く、丁寧な準備が求められます。

資格外活動許可申請｜アルバイトをするために

資格外活動許可は、本来の在留資格で認められている活動以外に、アルバイトなどの報酬を伴う活動を行いたい場合に必要な許可です。

留学生のアルバイトが最も一般的な例です。留学生の在留資格では、本来の活動は「勉強すること」であり、就労は認められていません。しかし、生活費を補うためのアルバイトは、資格外活動許可を得ることで可能になります。許可された場合、週28時間以内のアルバイトが認められます。ただし、教育機関の長期休業期間（夏休みや春休み）中は、1日8時間以内まで働くことができます。

就労系在留資格を持つ方の副業も対象となります。例えば、技術・人文知識・国際業務の在留資格で会社員として働いている方が、週末に翻訳の仕事や講師の仕事をする場合、それが本来の在留資格の範囲外であれば資格外活動許可が必要です。

風俗営業等が行われる場所でのアルバイトは、たとえ皿洗いや清掃であっても許可されません。また、本来の活動を阻害するような長時間労働も認められません。さらに、「短期滞在」の在留資格では、そもそも資格外活動許可を申請することができません。

申請手数料は無料で、標準処理期間は約2週間から2か月です。

就労資格証明書交付申請｜転職時の不安を解消する

就労資格証明書は、自分の在留資格で行うことができる就労活動を証明する文書で、特に転職時に有用です。

転職時になぜ必要なのかを説明します。同じ在留資格（例えば技術・人文知識・国際業務）を持っていても、転職先の職務内容がその在留資格に適合するとは限りません。在留期間更新の際に初めて不適合が判明し、更新不許可となってしまうリスクがあります。就労資格証明書を事前に取得しておけば、転職先での活動が在留資格に適合することを証明でき、安心して働くことができます。

申請のメリットとして、転職先の企業にとっても、採用した外国人社員が適法に働けることが事前に証明されるため、安心感があります。また、外国人本人にとっても、次回の在留期間更新がスムーズに進む可能性が高まります。就労資格証明書は必須の手続きではありませんが、転職時には取得しておくことを強く推奨します。

申請の手続きでは、新しい会社の雇用契約書、会社の登記簿謄本、事業内容が分かる資料などを提出します。手数料は許可時に2,000円（オンライン申請の場合は1,600円）です。標準処理期間は約2週間から2か月です。転職が決まったら、できるだけ早く申請することをお勧めします。

在留手続きを成功させるための実務アドバイス｜よくある質問と対策

申請を成功させるための5つのポイント

在留手続きを確実に許可されるためには、いくつかの重要なポイントがあります。

ポイント1：申請期限を厳守することが最も基本的ですが、最も重要です。在留期間更新は満了日の3か月前から申請可能ですが、直前になると審査が間に合わず、在留期限を過ぎてしまうリスクがあります。遅くとも満了日の1か月前までには申請を完了させましょう。

ポイント2：公的義務をしっかり履行することです。税金の納付、年金保険料の支払い、健康保険の加入など、日本に住む者としての義務を適正に果たしていることが、審査において重要な評価ポイントとなります。特に永住許可申請では、過去数年分の納税証明書や年金の納付記録が詳しくチェックされます。

ポイント3：書類は完璧に揃えることです。申請書の記入漏れ、添付書類の不足、書類の有効期限切れなどは、審査の遅延や不許可の原因となります。出入国在留管理庁のウェブサイトには、申請に必要な書類のリストが掲載されていますので、それをチェックリストとして活用しましょう。

ポイント4：在留資格と実際の活動を一致させることです。例えば、技術・人文知識・国際業務の在留資格で単純労働を行う、留学の在留資格で学校にほとんど通わないといった状況は、在留資格の取消し事由となります。常に本来の活動をメインに行うことが重要です。

ポイント5：変更があれば速やかに届け出ることです。住所変更、所属機関の変更、氏名変更などがあった場合は、法律で定められた期間内に届出を行う義務があります。届出を怠ると、在留資格の取消し事由となる可能性があります。

よくある質問と回答

Q1：申請中に在留期間が満了してしまったらどうなりますか?

A：在留期間満了日までに適切に更新申請または変更申請を行っていれば、審査結果が出るまでの間は、在留期間満了後も最長2か月間は適法に日本に滞在できます（特例期間）。ただし、この期間を過ぎても結果が出ない場合は、出入国在留管理局に相談する必要があります。

Q2：一度不許可になったら、もう申請できませんか?

A：不許可になっても、再申請は可能です。ただし、不許可の理由をしっかり分析し、改善してから再申請することが重要です。同じ内容で何度も申請しても、結果は変わりません。不許可理由の開示を請求し、専門家に相談することをお勧めします。

Q3：オンライン申請と窓口申請、どちらがいいですか?

A：オンライン申請は、手数料が500円安く、窓口に行く手間が省けるメリットがあります。一方、書類の準備に不安がある場合や、初めての申請の場合は、窓口で相談しながら申請する方が確実です。状況に応じて使い分けるとよいでしょう。

専門家に依頼するメリットと選び方

在留手続きは自分で行うこともできますが、専門家に依頼することで多くのメリットがあります。

行政書士に依頼するメリットとして、まず書類作成の正確性が挙げられます。申請書の記入方法、理由書の書き方、添付書類の選択など、専門的な知識が必要な部分を確実に対応してもらえます。また、審査のポイントを熟知しているため、許可されやすい申請書を作成できます。

時間と労力の節約も大きなメリットです。書類の準備、窓口での手続き、追加書類の対応など、すべてを自分で行うと相当な時間がかかります。仕事や学業で忙しい方にとって、専門家に任せることで本業に集中できます。

専門家の選び方として、在留資格業務の実績が豊富な行政書士を選ぶことが重要です。行政書士の業務範囲は広いため、在留資格を専門としているか確認しましょう。また、多言語対応が可能か、料金体系が明確か、相談しやすい雰囲気かなども選択のポイントです。初回相談が無料の事務所も多いので、まずは相談してみて、信頼できるかどうかを判断することをお勧めします。

当事務所では、大阪を中心に外国人の方の在留手続きをサポートしています。

などのお悩みがある場合まずはお気軽にご相談ください。日本での生活をサポートいたします。

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