【保存版】定款のコピーの提出の際に必要な原本証明とは？原本証明の方法とは

大阪の行政書士事務所で勤務していますℳです。

前回は定款変更の方法を解説しました。

「許認可申請で定款の原本証明が必要と言われたけど、どうすればいいの？」 「原本証明って何？コピーするだけじゃダメなの？」

会社を経営していると、思いがけないタイミングで定款の提出を求められることがあります。そして建設業許可や古物商許可などの許認可申請の多くの場合、単なるコピーではなく「原本証明を付けた定款のコピー」が必要になる場合があります。

大阪の行政書士事務所で勤務する私が、日々の実務で頻繁に扱う定款の原本証明について、初めての方でも迷わず作成できるよう、実践的なノウハウを分かりやすく解説します。

定款の原本証明が必要になる理由

現行定款とは何か

まず、「現行定款」という言葉の意味を正しく理解しておきましょう。

「現行定款」とは、会社設立時に作成した定款に、その後の変更を反映させた最新の状態の定款のことです。

会社設立時の定款との違い：

会社を設立したときに公証人の認証を受けた「原始定款」は、その時点での内容を記録したものです。しかし、会社は設立後も事業内容の追加、本店移転、役員の変更、資本金の増減など、様々な理由で定款を変更します。

これらの変更を反映させた、現時点で有効な定款が「現行定款」です。

具体例：

• 設立時：「本店所在地は大阪市北区」と記載
• 5年後：本店を大阪市中央区に移転し、定款変更
• 現行定款：「本店所在地は大阪市中央区」と記載されているものが現行定款

原本証明の方法

定款の原本証明とは、提出する定款のコピーが、原本と内容において相違ないことを証明することです。古物商許可申請などの許認可申請などには定款の原本の代わりにコピーを提出する際に求められることが多いので、定款のコピー＋原本証明を付けて提出します。

原本証明を提出することで、定款のコピーを信頼性と真正性を担保する役割を果たします。

許認可申請や金融機関への提出では、古い定款ではなく、この現行定款の提出が求められます。

なぜコピーに原本証明が必要なのか

「コピーを提出するだけなのに、なぜわざわざ証明が必要なの？」と疑問に思われるかもしれません。

原本証明が必要とされる理由は、提出されたコピーの信頼性と真正性を担保するためです。

原本証明がない場合のリスク：

単なるコピーでは、以下のような問題が生じる可能性があります。

1. 改ざんの可能性 誰でも勝手にコピーを作成し、内容を書き換えることができてしまいます。
2. 古いバージョンの提出 会社側が誤って古い定款のコピーを提出してしまう可能性があります。
3. 真偽の確認が困難 提出先の機関が、そのコピーが本当に会社の正式な定款かどうか判断できません。

原本証明による解決：

代表取締役が会社実印を押して「これは当社の現行定款と相違ない」と証明することで、提出されたコピーが正式なものであることが保証されます。会社実印は法務局に登録されているため、印鑑証明書と照合することで真正性を確認できるのです。

原本証明が求められる主な場面

実務では、どのような場面で定款の原本証明付きコピーが求められるのでしょうか。

許認可申請：

• 古物商許可申請
• 建設業許可申請
• 宅地建物取引業免許申請

金融機関関連：

• 融資の申し込み
• 法人口座の開設
• 当座預金口座の開設
• 信用保証協会への保証申請

官公庁への各種届出：

• 補助金・助成金の申請
• 入札参加資格の申請
• 公共工事の契約手続き

その他：

• 株式の譲渡承認請求
• 組織再編（合併・分割等）
• 事業譲渡の際の資料

これらの手続きでは、「定款のコピー（原本証明付き）」と明記されることが多く、原本証明なしでは受理されないことがあります。

定款の原本証明の正しい作成方法

基本的な原本証明の書き方

定款の原本証明は、以下の手順で作成します。

STEP1：現行定款をコピーする

まず、最新の内容が反映された現行定款を全ページコピーします。

STEP2：原本証明文を記載する

定款のコピーの最後のページの文末（または別紙）に、原本証明の文言を記載します。

基本的な文言例：

上記の写しは、当会社の現行定款に相違ありません。
令和○年○月○日
〇〇株式会社
代表取締役　〇〇〇〇　（会社実印）

STEP3：会社実印を押印する

原本証明文の代表取締役名の横に、会社の実印（法務局に登録している代表者印）を押印します。

これで定款の原本証明は完成です。

まとめ

定款のコピーを提出する際には、原本証明を付けることが一般的です。

会社設立後の手続きや許認可の申請、金融機関の申請などで定款のコピーの提出が必要な場合があるので、

スムーズな手続きのために、原本証明の方法を事前に確認しておきましょう。

定款の原本証明は、一度作り方を覚えてしまえば、それほど難しい作業ではありませんが、会社の重要書類であり、提出先によって細かい要件が異なることもあります。

当事務所のサポート内容

当事務所は、大阪府・兵庫県・奈良県を中心に会社設立をはじめ、各種許認可や在留資格、帰化申請などのサポートを行っています。

定款変更サポート：

• 定款変更の必要性診断
• 株主総会決議のサポート
• 変更後の登記手続き
• 変更後の定款の整備

許認可申請トータルサポート：

• 古物商許可、建設業許可など各種許認可申請
• 定款を含む必要書類の作成・取得
• 申請書類の作成と提出代行
• 許可取得までのフォロー

無料相談サービス：

• 定款に関する疑問・質問への回答
• 原本証明の作成方法のアドバイス
• 定款変更の必要性の診断
• 最適な手続き方法のご提案

こんな方におすすめです：

• 初めて定款の原本証明を作成する方
• 定款を紛失してしまった方
• 現行定款の作成方法が分からない方
• 許認可申請で定款が必要な方
• 定款変更が必要かどうか分からない方

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